Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:
- Nama instansi atau lembaga.
- Lambang atau logo instansi atau lembaga.
- Alamat.
- Kode surat.
- Nomor telepon; nomor faksimile.
- Kode Pos.
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penullsan tanggal surat berikut ini.
- Bantaeng, 20 November 2013
- 28 November 2013
Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.
- Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
- Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
- Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
- Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
- Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun tahun).
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.
- Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
- Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
- Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.
Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:
- Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
- Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
- Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah
- Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
- Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.
- Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.
- Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
- Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
- Penulisan alamat didahului kata kepada.
- Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).
Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng
- Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.
- Tidak didahului kata Kepada.
- Menggunakan kata Yth.
- Menggunakan unit kerja.
- Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang
- Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.
Catatan: - Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
- Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.
- Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.
- Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
- Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
- Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
- Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut. .
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.
- Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.
- Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
- Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
- Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
- Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.
- Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia
- Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
- Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
- Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya berikut ini. "
- Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.
- Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
10. Salam Penutup
Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.
- Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
- Tanda tangan.
- Nama terang.
- Nomor Induk Penduduk (NIP).
Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh: .
Tembusan kepada: - Camat Tarakan Barat
- Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat
12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar
Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).
- Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.
- Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.
- Sederhana:Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.
- Ringkas:Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
- Jelas:Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.
- Sopan:Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).
- Menarik:Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.
